بالنسبة لمعظمنا وفي الوقت الحالي, البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر شيوعًا للتواصل سواء داخل بيئة العمل او الدراسة  … ترسل عبر البريد الالكتروني، لذا من المهم فهم المحتوى وكتابته بشكل صحيح. على الرغم من أن الرسائل الإلكترونية لا تكون عادةً رسمية مثل الرسائل ، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى أن تكون احترافية لتقديم صورة جيدة عنك او عن المؤسسة التي تمثلها.

كيف تكتب بريد إلكتروني رسمي

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل وكذلك الدراسة ركيزة من ركائز الاتصالات الحديثة.

بينما نرسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فإن العديد منها غير فعال. يحتفظ البريد الوارد للجميع برسائل البريد الإلكتروني التي يصعب قراءتها أو معالجتها ، ويتوقف ذلك لأن المستلم ليس واضحًا بشأن كيفية الرد أو التصرف. لا تدع هذا يحدث لرسائل البريد الإلكتروني لنشاطك. تعتبر آداب السلوك والأسلوب والشكل ضرورية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تحقق النتائج المرغوب منها.

ستسلط هذه المقالة الضوء على أفضل الممارسات وترشدك عبر بريد إلكتروني فعال للعمل خطوة بخطوة. من خلال دمج هذه الأساليب في إعداد البريد الإلكتروني الخاص بك ، ستكتب رسائل بريد إلكتروني أفضل وتحسن التواصل بشكل عام

هناك أربعة أسئلة يجب مراعاتها عند البدء في صياغة بريدك الإلكتروني

من هو المتلقي؟

كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي مثالي بأي لغة 1

يكون هو الاعتبار الأول. من تكتب من أجله سيحدد كيفية كتابة بريدك الإلكتروني. سيحدد القارئ نبرة وشكلية ومحتواه.

قد يكون قارئ بريدك الإلكتروني هو زميلك أو زبون أو مدير. سيكون لكل قارئ خلفية

ما هو الهدف؟

يجب أن يكون للبريد الإلكتروني غرض. ويجب أن يكون له غرض وموضوع واحد فقط.

يُطلق على ممارسة البريد الإلكتروني هذه “قاعدة الشيء الواحد”.

يجب أن يغطي كل بريد إلكتروني عنصرًا أو مهمة أو طلبًا واحدًا محددًا فقط.

يمكن أن تتسبب تغطية مواضيع متعددة في بريد إلكتروني واحد في حدوث ارتباك وعدم كفاءة. يجب ألا يتضمن البريد الإلكتروني الواحد ملاحظات مراجعة تقرير… يستدعي هذا السيناريو رسالتي بريد إلكتروني منفصلين.

هل هذا البريد الإلكتروني ضروري؟

هناك ميل إلى الإفراط في التواصل عبر البريد الإلكتروني. في حين أن البريد الإلكتروني فعال ويوفر مسارًا إلكترونيًا للورق ، لا يجب أن تحدث جميع الاتصالات عبر البريد الإلكتروني.

اسأل نفسك: “هل هذا البريد الإلكتروني ضروري حقًا؟” ربما تكون المكالمة الهاتفية السريعة أكثر ملاءمة. إذا كنت تتوقع الكثير من الرسائل المتبادلة حول الموضوع ، فيمكن لمحادثة قصيرة التخلص من سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة.

اختر القناة الصحيحة لإرسال المعلومات. البريد الإلكتروني رائع ، لكنه قناة واحدة.

هل البريد الإلكتروني مناسب؟

يمكن استخدام البريد الإلكتروني في العديد من السيناريوهات ولكنه ليس مناسبًا دائمًا.

إذا كنت ترسل أخبارًا سيئة ، فافعل ذلك شخصيًا أو اكتب البريد الإلكتروني بعناية. البريد الإلكتروني غير شخصي ويصعب نقل التعاطف عبره. إذا كان يجب عليك كتابة بريد إلكتروني للاعتذار عن العمل ، فاتبع هذه القواعد.

المعلومات الحساسة المرسلة عبر البريد الإلكتروني معرضة لخطر مشاركتها عن طريق الخطأ. هناك الكثير من الحالات ، تتراوح من المضحكة إلى الجادة. سواء كانت المعلومات جهة اتصال شخصية أو رأيًا شخصيًا ، ففكر فيما إذا كانت مناسبة لرسالة بريد إلكتروني. إذا كنت لا ترغب في مشاركته عن طريق الخطأ ، ففكر جيدًا في كيفية إرساله في المقام الأول.

اتبع هذه الخطوات الخمس البسيطة للتأكد لكتابة بريد إلكتروني احترافي :

ابدأ بتحية

اذكر الغرض او المضوع

اشكر المستلم

أضف ملاحظاتك الختامية

اختم

ابدأ بتحية

افتح بريدك الإلكتروني دائمًا بتحية، مثل “مرحبا سيدة سارة”. إذا كانت علاقتك بالقارئ رسمية ، فاستخدم اسم العائلة (على سبيل المثال ، ” سيدة الرامي “). إذا كانت العلاقة غير رسمية ، يمكنك ببساطة أن تقول ، “مرحبًا اشرف”. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه ، فاستخدم: “إلى من يهمه الأمر” أو “سيدي العزيز / سيدتي”

عبارات للتحية باللغة الفرنسية :

Bonjour Madame /Monsieur

Madame ………/ Monsieur ……..

Chère Madame / Chère Monsieur

عبارات للتحية باللغة الانجليزية :

Hello Madam / Hello Sir

Madam / Sir

Dear Madam / Dear sir

اذكر الغرض المطلوب من هذا البريد

ابدأ بتحديد هدفك بوضوح ستحتاج الى عبارات مثل “أنا أكتب للاستفسار عن …”  او ” اكتب لطلب …” ، ثم انتقل إلى النص الرئيسي لبريدك الإلكتروني تذكر أن الناس يريدون قراءة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة ، لذا اجعل جملك قصيرة وواضحة. ستحتاج أيضًا إلى الانتباه جيدًا إلى القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم حتى تقدم صورة احترافية عنك

اشكر المستلم

إذا كنت ترد على استفسار ما، يجب أن تبدأ بشكر الشخص. على سبيل المثال إذا رد شخص ما على

على سؤال حول موضوع طرحته فتأكد من قول “شكرًا لك على ردك السريع” أو “شكرًا على عودتك

 إليّ”. وسيجعلك ذلك تبدو أكثر أدبًا

أضف ملاحظاتك الختامية

 قبل إنهاء رسالتك الإلكترونية ، من الأدب أن تشكر القارئ مرة أخرى وأن تضيف بعض الملاحظات الختامية المهذبة. يمكنك أن تبدأ بـ “شكرًا لك على صبرك وتعاونك” أو “شكرًا لك على اهتمامك” ثم تتابع بـ “إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسار، فلا تتردد في إخباري” و “أتطلع  للسماع منك “.

اختم  

الخطوة الأخيرة هي تضمين الخاتمة المناسبة باسمك. “مع أطيب التحيات” و “مع خالص التقدير” و “شكرًا لك” كلها احترافية. تجنب إغلاق الموضوع ب “أطيب التمنيات” أو “في صحتك” ما لم تكن صديقًا للقارئ. أخيرًا ، قبل أن تضغط على زر الإرسال ، راجع بريدك الإلكتروني وتدقيقه إملائيًا مرة أخرى للتأكد من أنه مثالي وخالي من الاخطاء!

عبارات لختام البريد باللغة الفرنسية:

Cordialement
Sincèrement
Sincères salutations
Bien cordialement
Bien sincèrement
Cordialement vôtre
Sincèrement vôtre
Bien à vous
En vous souhaitant cordialement une excellente journée
Avec mes salutations
Avec mes remerciements

عبارات لختام البريد باللغة الانجليزية:

cordially
Truly
Best regards
Best regards
Sincerely
Yours faithfully
Sincerely yours
Yours truly
Sincerely wishing you a good day
With my greetings
With thanks

نتمنى ان تكون قد استفذت من هذا المقال , ولمزيد من الاسئلة ضعها في التعليق.

اشترك في نشرتنا الإخبارية

يصدر موقع توجيه نشرة تتضمن أحدث المباريات والمقالات والمصادر حول التوجيه المدرسي والتعليم بصفة عامة وإعلانات المباريات والوظائف  في المغرب. في حال رغبتم بالاشتراك بنشراتنا، الرجاء ادخال بريدكم الالكتروني والضغط على الزر أدناه .

 

 

تم الاشتراك، نتمنى لكم قضاء وقت ممتع ومفيد

Pin It on Pinterest

Share This